نحوه
كار با قسمتهاي سيستم
|
|
اولين بخشي كه
پس از اجراي سيستم
و پس
از پاسخگويي به اسم رمز در اختيار شما
قرارميگيرد كارتابل بوده و شما ميتوانيد آنرا
با توجه به نياز خود تنظيم نماييد.
Panel
سمت راست ( گزينه هاي موجود درسمت راست فرم
كارتابل ) : با استفاده از اين
گزينه ها ميتوانيد كارتابل را با توجه به نياز
خود تنظيم نماييد. با تيك زدن يا برداشتن تيك
گزينه ها مشاهده خواهيد نمود كه ميتوان بعضي
از نامه ها را به كارتابل اضافه نموده و يا از
آن برداريد . در اين panel
پيش
فرض ، كارتابل ميباشد چنانچه آنرا به بايگاني
تغيير دهيد نامه هاي ارسال شده ويا دريافت شده
را ميتوانيد مشاهده نماييد.
Panel
سمت
چپ ( جدول موجود در سمت چپ فرم كارتابل ) :
اين جدول براي فهرست نامه ها با مشخصاتشان
بوده كه ميتوان با انتخاب هر نامه و زدن كليد Enter
يا دابل كليك بر روي آن ، وارد نامه شده و آنرا
مشاهده نمود . دراين جدول چنانچه بر روي هر
نامه كليك راست نماييد منوي ميانبري برايتان
فعال ميشود .
منوي
ميانبر :
همانطوريكه اشاره شد با كليك راست برروي يك
نامه منويي با چند گزينه فعال ميشود كه بعنوان
يك ميانبر به شما كمك ميكند كارهاي مورد نياز
خود را بروي آن نامه انجام دهيد . البته تمام
اين كارها را در جاهاي ديگر نيز ميتوانيد
انجام دهيد ولي سريعترين روش استفاده از اين
منو ميباشد .
مرتب
نمودن نامه ها :
اگر در جدول نامه ها بروي Title
اين
جدول كليك نمائيد ميتوانيد فهرست نامه ها را
با توجه به همان Title
مرتب
نماييد .
فعال
يا غير فعال نمودن كارتابل :
همانطوريكه اشاره شد با ورود به سيستم ،
كارتابل برايتان فعال ميشود اما شما ميتوانيد
با انتخاب گزينه كارتابل از منوي نامه ها (كليد
Ctrl+K )
و يا كليد كارتابل از نوار ابزار ، آنرا فعال
ويا غيرفعال نمائيد .
جستجوي
نامه ها :
براي جستجوي نامه ها ميتوان از Panel
سمت
راست كارتابل گزينه بايگاني يا كليه جستجو از
نوار ابزار يا گزينه جستجوي نامه را از منوي
گزارشات ( كليد Ctrl+N
) انتخاب نمائيد .
|
برا ي ايجاد نامه ميتوانيد از منوي
نامه ها گزينه ايجاد
نامه جديد ( Ctrl+N )
يا كليد ايجاد نامه جديد را از نوار ابزار
انتخاب نموده و با مشخص نمودن مقصد ، متن نامه
، اولويت ، طبقه بندي ،
نوع نامه و در انتها انتخاب كليد ثبت
نامه را ايجاد كرده و آماده ارسال نمائيد .
كليد
پيوست :
پس
از انتخاب اين بخش چنانچه نامه داراي پيوست
باشد ميتوان هر گونه فايلي را تحت عنوان فايل Word
،
تصوير ويا انواع فايلهاي ديگر به نامه پيوست
نمود .
همانطوريكه
در اين فرم مشاهده ميكنيد با انتخاب هر يك از
گزينه ها چند كليد فعال يا غير فعال ميشود .
گزينه فايل
Word
:
پس از انتخاب اين گزينه چنانچه بخواهيد از
فرمهاي موجود در ليست سمت چپ استفاده نمائيد
كليد
را انتخاب
كرده و پس از دابل كليك نمودن بروي هركدام از
فرمهاي موجود در ليست ميتوان همان فرم را
مشاهده و ويرايش كرده و به فهرست فايلهاي
پيوست اضافه نماييد . چنانچه فايل
Word خود را از قبل آماده كرده باشيد ،
ميتوانيد توسط كليد
استفاده كرده و پس از مشخص نمودن فايل Word
آنرا
به فهرست فايلها ي پيوست اضافه نماييد .
گزينه فايل
تصوير :
پس از انتخاب اين گزينه چنانچه دستگاه مجهز به
اسكنر باشد ميتوان توسط كليد
مستقيما يك تصوير را اسكن نموده و به فهرست
فايلهاي پيوست اضافه نماييد . همچنين فايلهاي
تصويري ( فايلهائي با پسوند JPG,BMP,GIF,ICO
و ... ) كه از قبل وجود دارد را ميتوانيد توسط
كليد
و پس از
مشخص نمودن فايل به فهرست فايلهاي پيوست
اضافه نماييد.
گزينه
فايلهاي ديگر :
پس از انتخاب اين گزينه و توسط كليد
ميتوانيد هر فايل با هر
پسوندي را كه بخواهيد به نامه تان پيوست كنيد .
تذكر
:
بهتر است قبل از انتخاب هر گونه فايل ابتدا در
قسمت شرح ، توضيحاتي را در مورد آن فايل بيان
نمائيد .
جدول فهرست
فايلهاي پيوست :
هر فايلي كه بعنوان پيوست انتخاب شود به اين
جدول اضافه شده و در صورت تمايل ميتوانيد توسط
كليدهاي موجود در پايين جدول آن فايل را حذف
ويا مشاهده نماييد .
كليد
سوابق نامه :
پس از نتخاب
اين بخش چنانچه نامه داراي علف ويا پيرو باشد
ميتوانيد آن نامه را به نامه اصلي معرفي
نمائيد . در اين بخش با توجه به عطف ( نامه هاي
دريافتي ) يا پيرو ( نامه هاي ارسالي) بودن نامه
يكي از دو گزينه را انتخاب نمائيد . شما
ميتوانيد مستقيما شماره نامه را وارد نموده و
چنانچه اين نامه از قبل وجود داشته باشد آنرا
توسط كليد
به فهرست نامه هاي مرتبط اضافه نماييد ، يا
ميتوانيد توسط كليه جستجو ابتدا نامه مورد
نظر را يافته و سپس آنرا به فهرستتان اضافه
نماييد .
در صورت نياز
ميتوانيد توسط كليدهاي موجود در پايين جدول ،
نامه هاي موجود در جدول را حذف و يا مشاهده
نماييد .
تذكر :
بهتر است قبل از افزودن نامه ها به جدول شرحي
را براي آن نامه مشخص نماييد .
كليد
ويرايش :
چنانچه
بخواهيد مقصد ، موضوع ، متن ، اولويت ، طبقه
بندي و يا نوع نامه اي را تغيير دهيد
ميتوانيد از اين كليد استفاده نماييد . توجه
شود كه پس از انجام تغييرات مجدداً نامه را
توسط كليد ثبت ، ذخيره نمائيد . كليد ويرايش
فقط براي نامه هاي ارسال نشده فعال ميباشد .
كليد
حذف :
چنانچه پس از
تايپ و ايجاد نامه اي منصرف شده و نياز به آن
نامه نداشته باشيد ، ميتوانيد آنرا بهمراه
پيوستها و سوابق ( در صورت وجود ) توسط اين كليد
حذف نمائيد ، اين كليد فقط براي نامه هاي
ارسال نشده فعال ميباشد .
كليد
ارسال :
پس
از آماده سازي نامه و مشخص نمودن پيوستها و
سوابق نامه ( در صورت نياز ) مي توانيد آنرا
توسط اين بخش ارسال نماييد . در بالاي اين صفحه
، مشخصات اصلي نامه معرفي شده و در جدول
گيرندگان نامه نيز گيرنده اصلي نامه تيك
خورده و ماهيت آن نيز اصل مي باشد .
شما
مي توانيد با تيك زدن قسمتهاي ديگر نامه را
بعنوان رونوشت براي آنها ارسال نمائيد .
اولويت
نامه ها براساس اولويت تعريف شده براي گيرنده
اصلي تنظيم شده و شما مي توانيد با كليك بروي
هر كدام و انتخاب اولويت ديگر از كومبوباكس
آنرا تغيير دهيد .
زمان
اقدام نامه ها را نيز بايد حتما براساس روز و
متناسب با اولويت انتخابي براي هر گيرنده
مشخص نمائيد .پس از تنظيم موارد فوق نامه
آماده ارسال بوده و مي توانيد توسط كليد ارسال
آنرا به گيرندگان مشخص شده در جدول ارسال
نمائيد .
|
همانطوريكه
اشاره شد دربخش كارتابل با انتخاب هر نامه و
زدن كليد Enter
يا دابل كليك نمودن بروي آن مي توانيد آن نامه
را مشاهده نماييد . چنانچه اين نامه ها قبلا
خوانده نشده باشند پس از مشاهده و خروج از
نامه به نامه هاي خوانده شده تبديل مي شوند .
كليد
بايگاني :
چنانچه
اقدامات لازم بروي نامه انجام شده باشد مي
توانيد آن نامه را بايگاني نماييد .
نامه
ها مي توانند در پرونده هاي مختلف بايگاني
شوند ، بنابراين قبل از بايگاني نامه ها بايد
پروندهاي را مشخص نماييد . چنانچه پروندهاي
ازقبل وجود نداشته باشد بايد ابتدا آنرا توسط
كليد
ايجاد كرده و سپس
اقدام به بايگاني نامه نماييد .
كليد
پاراف :
با
انتخاب پاراف نامه ، ميتوانيد براي آن نامه
دستور يا جوابي آماده كرده و آنرا بعنوان نامه
اي كه فرستندهاش شما هستيد به قسمتهاي لازم
ارسال كنيد . اطلاعات نامه اصلي همراه با متن
نامه بطور اتوماتيك به نامه اضافه شده و هر
متن دلخواهي را ميتوانيد به آن بيفزاييد .
كليد
چاپ :
همانطوريكه
از نام اين بخش مشخص است براي چاپ نامه بكار ميرود
ولي بهتر است كه حتي الامكان از اين بخش
استفاده نشود ، زيرا هدف از سيستم اتوماسيون
اداري حذف كاغذ بوده و چنانچه نامهها چاپ
شوند اين هدف ميسر نمي باشد . توجه شود كه
پيوست نامهها بايد جداگانه چاپ شوند ودراين
بخش فقط نامه اصلي قابل چاپ كردن ميباشد .
كليد
گيرندگان :
در
اين بخش فهرست كليه گيرندگان نامه اعم از اصل
يا رونوشت مشاهده مي شود .
|
همانطوريكه
اشاره شد هم از طريق گزينه بايگاني در فرم
كارتابل و هم از طريق كليد جستجوي نامه از
نوارابزار و هم از طريق گزينه جستجوي نامه (
كليد Ctrl
+ S ) از منوي گزارشات مي توان به
اين بخش دسترسي پيدا كرد و ميتوان نامههاي
مورد نظر را به تفكيك دريافت شده ياارسال شده
جستجو نمود . براي جستجو ميتوان بصورت
تركيبي به كليه موارد مشخص شده ( شماره ، تاريخ
، موضوع ، مبدا ، مقصد و يا عنوان پرونده ) پاسخ
داده يا فقط يك مورد را مشخص و كليد تاييد را
انتخاب كنيد . چنانچه بهيچ يك از موارد پاسخي
ندهيد بطور پيش فرض تاريخ همان روز لحاظ شده و
نامهها در محدوده تاريخ روز مورد جستجو قرار
مي گيرند .
|
براي دسترسي
به اين بخش ميتوان از نوار ابزار كليد
جستجوي فايل يا نامه پيوست يا از منوي گزارشات
گزينه جستجوي فايل يا نامه پيوست (Ctrl
+ F )
را انتخاب نمود. قبلا درمورد چگونگي جستجوي
نامهها توضيح داديم . اين بخش براي جستجوي
فايل ياپيوست نامهها بطور مستقيم مي باشد .
يعني بدون اينكه نامه اصلي دردسترس قرارگيرد
و از طريق آن به پيوستهايش دسترسي داشته باشيم
مستقيما خود پيوستها را جستجو كنيم . براي
انجام اين كار بايد حتما به يكي از موارد
موجود پاسخ دهيم .
منظور
از شماره نامه همان شماره نامهايست كه سيستم
به انواع نامههايمان اختصاص ميدهد . مثلا
0015/200
نام
فايل پيوست را نيز بايد بطور كامل همراه با
پسوند آن فايل بكار بريم . مثلا 200/0015/05.jpg
با
توجه به اينكه نامههاي وارده به سازمان يا
صادره از سازمان توسط دبيرخانه شماره شده و
مشخصات آن ثبت ميشود منظور از شماره نامه
اصلي ، موضوع نامه اصلي ، مبدا يا مقصد نامه
اصلي و تاريخ نامه اصلي همان مشخصات ثبت شده
توسط دبيرخانه مي باشد .
|
اين بخش براي
پيگيري نامههاي اقدام نشده يا گذشته از موعد
بكار مي رود.
