خلاصه اي از
امكانات و توانايي هاي سيستم
|
در اين سيستم علاوه بر مكاتبات داخل سازمان ، نامه هايي كه از خارج سازمان دريافت شده اند توسط دبيرخانه اسكن شده و تصوير نامه به قسمت مورد نظر جهت اقدام نامه ارسال ميگردد ، همچنين نامه هاي ارسالي به خارج از سازمان توسط قسمتها تايپ و به دبيرخانه فرستاده شده تا پس از چاپ نامه به مقصد ارسال شود .در ضمن توسط اين سيستم قسمتها ميتوانند براي پرسنلي كه قصد اعزام به ماموريت دارند برگ ماموريت و فرم درخواست بليط صادر نمايند و بطور خلاصه ميتوان گفت :
|
حذف روش دستي مكاتبات و درنتيجه حذف كاغذ |
|
ارسال لحظه اي نامه ها و در نتيجه جلوگيري از صرف وقت و عدم نياز به نيروي انساني جهت جابجايي نامه ها |
|
داشتن كارتابل جداگانه براي هر قسمت و دارابودن سطح امنيتي بالا در مورد حفاظت نامه ها |
|
دارا بودن بايگاني جداگانه براي هر قسمت و جلوگيري از پراكندگي و احياناً مفقود شدن نامه ها و دسترسي سريع و آسان به آن در حد ثانيه (حتي درمورد نامه هاي سنوات گذشته ) ودر نتيجه حذف نياز به محيط فيزيكي جهت نگهداري وبايگاني نامه ها |
|
|
دارا بودن امضاء الكترونيكي براي نامه ها |
|
دارا بودن انواع مكاتبات داخلي ، وارده به سازمان ( باقابليت اسكن نامه ها ) و يا صادره از سازمان |
|
|
جستجوي متنوع و سريع نامه ها بر اساس نوع نامه (داخلي، وارده و صادره ) ، شماره نامه ، موضوع نامه ، تاريخ و زمان ارسال نامه و مبدا و مقصد نامه و ... |
|
حذف بكارگيري فرمهاي دستي و بكاربردن فرمهاي متنوع الكترونيكي از جمله فرمهاي مأموريت ، مرخصي ، بليط و انواع گواهي ها و … و در نتيجه حذف كاغذ |